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El rol de las Jefaturas y la importancia de la Retroalimentación

Gestionar el desempeño implica planificar y retroalimentar de manera permanente y constructiva, y evaluar el rendimiento individual de cada funcionario y funcionaria para comprender plenamente cuál es su contribución en el éxito de la gestión institucional. Para cumplir con este proceso, es responsabilidad de cada jefatura completar los siguientes instrumentos en la plataforma de Gestión de Desempeño Individual: Planificación, Informe de Desempeño y Pauta de Retroalimentación.

Esta práctica implica valorar el nivel de habilidades, competencias y rendimiento, para conocer la capacidad para cumplir con las expectativas y alcanzar los objetivos establecidos.

Para lo anterior debemos conocer y distinguir las distintas etapas y conceptos asociados al Sistema de Calificaciones de la Administración del Estado y el modelo de Gestión del Desempeño Individual impulsado en la Junta Nacional de Jardines Infantiles.

¿Cuál es el rol de las jefaturas en la Gestión del Desempeño?

La Gestión del Desempeño es principalmente una Herramienta de Gestión Directiva, lo que implica que es una responsabilidad central de las jefaturas y al mismo tiempo, uno de sus principales recursos de gestión. Por lo tanto, no debe ser asumida como algo lejano al ejercicio del liderazgo, toda vez que es una función implícita del cargo.

Al respecto, es fundamental concordar que la responsabilidad de conducir un equipo de trabajo es exclusivamente de la jefatura, es decir, si una persona mantiene durante todo un periodo un mal desempeño, y no hay retroalimentación formal (aplicación de la pauta de retroalimentación), existe una corresponsabilidad de la jefatura en sus resultados.

Esta premisa se sostiene en el principio de que la gestión de personas es transversal a la institución, y que toda jefatura es, ante todo, corresponsable del desempeño de las personas que conforman su equipo de trabajo. Puesto así, gestionar el desempeño de las personas es una de las principales tareas de una jefatura, y pocas cosas son más irrenunciables en el ejercicio del rol de líder.

En JUNJI esta función implica tener jefaturas que sean capaces de motivar, conducir, estimular, corregir y orientar equipos de personas en pos de una visión estratégica que aporte valor a la gestión institucional.

En la JUNJI se encuentra formalizada la Retroalimentación dentro del Sistema de Gestión del Desempeño, por lo tanto, ninguna jefatura queda ajena a esta labor.

La Retroalimentación es “un espacio permanente de diálogo entre jefatura y colaborador/a para definir metas, monitorear el proceso, y revisar los resultados obtenidos en un período específico. Su propósito es generar aprendizajes que permitan la mejora del rendimiento individual, y entreguen elementos relevantes para el rendimiento colectivo”.

Fuente: Definición del Servicio Civil.

En la Retroalimentación las acciones claves son:

  • RECONOCER los logros, mejoras y aportes individuales.
  • INFORMAR los errores, omisiones o desaciertos OPORTUNAMENTE y en forma privada.
  • CORREGIR las acciones que se desvían de los propósitos y prioridades trazadas.
  • COMUNICAR la necesidad de cambios en las prioridades para ajustar las planificaciones.

En definitiva, entregar el apoyo necesario y feedback permanente que permita mantener alineado el rendimiento de cada uno de los integrantes del equipo de trabajo.

La retroalimentación de desempeño es una práctica formal y necesaria que puede convertirse en una herramienta muy valiosa de mejora continua en nuestra institución, que incluso puede generar una ventaja competitiva importante.

Consejos para una mejor Retroalimentación:

Prepárate para la reunión con anticipación y pide a los miembros del equipo que se preparen para su retroalimentación laboral. Se sugiere agendar la entrevista. Evita el factor sorpresa.

  1. Establece metas y expectativas para la retroalimentación del desempeño.
  2. Sé específico y da ejemplos. Céntrate en uno o dos temas.
  3. Evita emitir juicios personales y mantén el enfoque impersonal.
  4. La entrevista debe ser privada y presencial. No procede incorporar una tercera persona como testigo.
  5. En la retroalimentación, si bien es cierto que se debe reconocer las brechas de desempeño y diseñar el plan de mejora, siempre debes enfatizar las conductas destacadas de las personas.
  6. Enfócate en comportamientos específicos observables.
  7. Asegúrate que los compromisos sean significativos para la gestión y que efectivamente existe comprensión y acuerdo.
  8. Intenta buscar el momento más apropiado para retroalimentar con la finalidad de que tenga un mayor impacto.